Il Ministero del Lavoro è tornato ad occuparsi della possibilità di assolvere all’obbligo di consegna del cedolino paga da parte del datore di lavoro attraverso la posta elettronica.
In particolare, secondo il Ministero, l’adempimento in oggetto ben può essere soddisfatto mediante l’inoltro del prospetto paga come file allegato ad un apposito messaggio di posta elettronica, inviato all’indirizzo e-mail del lavoratore provvisto di password personale, sempreché sia rispettato il principio per cui gli oneri della consegna della busta paga devono rimanere a carico del datore di lavoro.
Pertanto, per procedere correttamente all’utilizzo del sistema in discorso, sarà necessario mettere a disposizione del lavoratore “idonee tecnologie ed attrezzature informatiche per la ricezione e la stampa del prospetto, posto che i costi relativi alla formazione e consegna dello stesso sono a carico dell’impresa”.
Sostanzialmente, si tratterà di concedere ai dipendenti (che non ne fossero già forniti, in ragione delle mansioni svolte) una postazione comune dotata di pc, collegamento ad internet e stampante dalla quale gli stessi possano accedere una volta al mese alla propria casella di posta elettronica, prendere visione ed ottenere una copia cartacea del cedolino paga.
Identiche considerazioni valgono per quanto riguarda la possibilità che sia il professionista delegato all’elaborazione delle buste paga da parte del datore di lavoro (segnatamente, il consulente del lavoro) a consegnare, tramite posta elettronica anche non certificata, i cedolini ai dipendenti.
Tuttavia, rammenta il Ministero, la prova dell’avvenuta consegna della busta paga grava inevitabilmente in capo al datore di lavoro (anche in caso di delega nei confronti del consulente del lavoro), per cui, dove non ci si avvalga della posta elettronica certificata, lo stesso si espone al rischio di non poter compiutamente dimostrare il corretto adempimento dell’onere in discorso.
A tal proposito, al fine di ridurre tale rischio, sarà opportuno approntare sistemi in grado di documentare l’accesso del dipendente alla posta elettronica dalla postazione eventualmente predisposta in struttura (ad esempio, predisponendo un registro di accessi al computer per la finalità in argomento), inserire tra le opzioni di invio dell’e-mail la notifica dell’avvenuta ricezione ed apertura del messaggio, ovvero prevedere – tramite la diffusione di un ordine di servizio, ovvero attraverso una apposita previsione nel Regolamento aziendale (la cui violazione potrebbe essere disciplinarmente sanzionata) – l’obbligo di riscontrare il messaggio aziendale recante in allegato la busta paga.
Si comunica che il nostro Studio, su espressa richiesta dell’azienda, può predisporre mensilmente l’invio delle buste paga via mail direttamente a tutto il personale in forza. A tale proposito, in tal caso, si richiede di far compilare e firmare da parte di tutti i lavoratori, la dichiarazione che può essere scaricata dalla sezione “Modulistica” – “Lavoratore dipendente” di cui al seguente link: https://www.studioleandroguidi.it/?wpfb_dl=91